Base de donnée collaborative Notion

La gestion d'un groupe autoproduit en tournée est un défi constant. Les informations sont souvent dispersées entre des dizaines d'emails, plusieurs conversations de groupe, des feuilles de calcul éparses et des agendas qui ne se synchronisent pas. Cette dispersion est non seulement une source de stress, mais aussi la cause principale d'erreurs logistiques, de malentendus ou d'oublis.

Face à ce constat pour la tournée des P'tits Fils de Jeanine, j'ai développé une solution centralisée : un espace de travail collaboratif sur-mesure, entièrement bâti sur l'écosystème Notion.

Un véritable "cerveau" pour la tournée

L'objectif n'était pas de créer un énième tableur, mais un véritable noyau central qui fiabilise l'information et la rend accessible à tous, en temps réel. Cette base de données gère l'intégralité du cycle de vie d'une date :

Gestion des contacts et des dates : Suivi des organisateurs, centralisation des contrats, et validation des détails logistiques en amont.

Agendas Partagés : Un calendrier unique et toujours à jour pour les musiciens, les techniciens et le management, synchronisé avec les feuilles de route.

Gestion Administrative : Suivi de la trésorerie de tournée, gestion des budgets par date, centralisation des justificatifs et préparation des déclarations (GUSO, etc.).

Base de connaissances : Fiches techniques, plans de scène, setlists, informations d'hébergement... Tout est au même endroit, dans sa version la plus récente.

En devenant la source unique de vérité pour le groupe, cet outil a permis de drastiquement réduire le temps passé à chercher l'information et de totalement supprimer les erreurs liées à une communication défaillante. C'est un gain de sérénité pour les artistes et une garantie d'efficacité pour la production.